¿Cómo saber si una gran empresa paga de más en licencias de Microsoft 365 y cómo gobernarlas?

• Cuentas de personas que ya no están. Microsoft no libera la licencia por sí sola al dar de baja a una persona. Si nadie la quita, se sigue pagando.
• Licencias sin reasignar. Una licencia liberada no se pierde: puede asignarse a un usuario nuevo en lugar de comprar otra. Reasignar antes de comprar es la palanca más simple.
• Planes superiores a lo que se usa. Un E5 asignado a quien solo necesita lo que ya incluye un E3.
• Complementos duplicados. Funciones que ya vienen en el plan del usuario y se compraron otra vez. Microsoft documenta los conflictos entre planes solapados y su corrección, que incluye quitar la licencia redundante.
• Buzones compartidos. Según Microsoft, pueden almacenar hasta 50 GB sin licencia propia.

• Asignaciones. La página de licencias del centro de administración de Microsoft 365 muestra asignadas y sin asignar.
• Informes de uso. Por servicio (correo, OneDrive, Teams, aplicaciones de Office, entre otros), para periodos de 7, 30, 90 y 180 días.
• Último inicio de sesión. Microsoft Entra ID guarda, por usuario, la fecha del último inicio interactivo y no interactivo. Para detectar inactividad conviene la propiedad del último inicio exitoso.

El último inicio no basta: una cuenta de servicio o un buzón compartido pueden no iniciar sesión nunca y ser legítimos.

Según Microsoft, E3 da acceso a los productos y funciones centrales de Microsoft 365. E5 incluye todo lo de E3 y añade herramientas avanzadas de seguridad, voz y análisis de datos, con las suites Microsoft Defender y Microsoft Purview.

La tabla oficial de comparación de planes (aka.ms/M365EnterprisePlans) lista, entre otras, estas funciones como incluidas en E5 y añadibles sobre E3:

Las suites de complementos para E3 son Microsoft Defender Suite y Microsoft Purview Suite, antes llamadas E5 Security y E5 Compliance, y requieren E3 como base. De ahí salen dos revisiones:

• E5 para quien no usa esas funciones: un E3 puede bastar.
• E3 más complementos frente a E5 completo, según cuántos usuarios necesiten cada función.

F3 es el plan de primera línea. Los planes Business son, según Microsoft, para hasta 300 usuarios; por encima se usa Enterprise.

Si compra por Enterprise Agreement (EA) o por Cloud Solution Provider (CSP) con el modelo NCE, las ventanas son distintas.

EA. Microsoft indica que la modalidad de suscripción permite aumentar o disminuir cantidades cada año. La revisión debe estar hecha antes del aniversario: subir es fácil en cualquier momento; bajar, solo en esa ventana.

CSP/NCE. Microsoft da reembolso completo en las primeras 24 horas y proporcional hasta siete días. Después, no hay reembolso. Un cambio de plazo a mitad de periodo no reabre esa ventana y bloquea reducciones hasta la renovación. El plazo mensual compromete un mes; el anual, un año. Elegir el plazo adecuado por perfil también es parte de la revisión.

Y no se pueden quitar licencias asignadas: primero hay que liberarlas.

Sí, con criterio. Un plan más barato puede dejar fuera funciones de seguridad o cumplimiento necesarias, y eso crea un riesgo que cuesta más que la licencia. Quitar la licencia a un buzón compartido con retención por litigio puede romper un requisito legal. La revisión parte de las funciones que exige la compañía y solo después busca el plan más ajustado.

Una revisión anual envejece rápido: altas, bajas y cambios de puesto ocurren todo el año. Un modelo continuo incluye:

• Licencias por grupo. Al salir del grupo se libera la licencia.
• Proceso de salida que libere siempre la licencia para reasignarla.
• Calendario por contrato. Aniversarios del EA y renovaciones CSP en una sola vista.

GovLic es el servicio de S4 para gobernar licencias de Microsoft 365, pensado para grandes corporaciones. Su rasgo principal es la independencia: S4 no vende licencias de Microsoft ni gana nada si usted compra más. Solo busca el beneficio del cliente, algo que un revendedor o socio CSP no puede ofrecer, porque vende lo que revisa.

Trabaja con acceso de solo lectura al licenciamiento. El análisis está optimizado con IA y propone cada ajuste con la regla que lo justifica. Nada cambia sin su aprobación: usted o su equipo de TI aplican los cambios. Se avanza por fases:

1. Licencias compradas sin asignar. Se dan de baja en la renovación.
2. Licencias sobredimensionadas o infrautilizadas. Se ajustan al uso real.
3. Estudio en profundidad a medida. Parte de los informes estándar de Microsoft y los completa con la información particular de su organización.
4. Servicio continuo de reajuste, mensual o semanal, en lugar de esperar a la renovación anual.

Las fases de ahorro (1 a 3) se cobran a éxito, comparando el costo antes y después. El servicio continuo se contrata aparte y tiene un costo propio. Más en GovLic.

El resultado económico no tiene cifra fija. Depende de:

• el número de usuarios y licencias, y la proporción de cuentas inactivas o sin asignar;
• los planes asignados frente a los perfiles reales;
• las funciones de seguridad y cumplimiento que deben conservarse;
• el tipo de contrato (EA o CSP), sus fechas y quién lo gestiona;
• cuántos de los ajustes propuestos decida aplicar.

En las fases de ahorro de GovLic, S4 cobra una comisión a éxito sobre el ahorro obtenido, con un método de cálculo acordado por escrito antes de empezar. Si no hay ahorro, no hay cobro. El servicio continuo es un contrato aparte. GovLic está pensado para organizaciones de más de 300 usuarios, mejor si son varios miles, que ya trabajan con planes Enterprise.