Como saber se uma grande empresa paga a mais em licenças do Microsoft 365 e como governá-las?

• Contas de pessoas que já não estão na empresa. A Microsoft não libera a licença por conta própria quando uma pessoa é desligada. Se ninguém a remove, continua-se pagando.
• Licenças sem reatribuição. Uma licença liberada não se perde: pode ser atribuída a um novo usuário em vez de comprar outra. Reatribuir antes de comprar é a alavanca mais simples.
• Planos acima do que se usa. Um E5 atribuído a quem só precisa do que um E3 já inclui.
• Complementos duplicados. Funções que já vêm no plano do usuário e foram compradas de novo. A Microsoft documenta os conflitos entre planos sobrepostos e sua correção, que inclui remover a licença redundante.
• Caixas de correio compartilhadas. Segundo a Microsoft, podem armazenar até 50 GB sem licença própria.

• Atribuições. A página de licenças do centro de administração do Microsoft 365 mostra as atribuídas e as não atribuídas.
• Relatórios de uso. Por serviço (e-mail, OneDrive, Teams, aplicativos do Office, entre outros), para períodos de 7, 30, 90 e 180 dias.
• Último login. O Microsoft Entra ID guarda, por usuário, a data do último login interativo e não interativo. Para detectar inatividade, convém usar a propriedade do último login bem-sucedido.

O último login não basta: uma conta de serviço ou uma caixa de correio compartilhada podem nunca fazer login e ser legítimas.

Segundo a Microsoft, o E3 dá acesso aos produtos e funções centrais do Microsoft 365. O E5 inclui tudo do E3 e acrescenta ferramentas avançadas de segurança, voz e análise de dados, com os pacotes Microsoft Defender e Microsoft Purview.

A tabela oficial de comparação de planos (aka.ms/M365EnterprisePlans) lista, entre outras, estas funções como incluídas no E5 e adicionáveis ao E3:

Os pacotes de complementos para o E3 são o Microsoft Defender Suite e o Microsoft Purview Suite, antes chamados de E5 Security e E5 Compliance, e exigem o E3 como base. Daí saem duas revisões:

• E5 para quem não usa essas funções: um E3 pode bastar.
• E3 mais complementos versus E5 completo, conforme quantos usuários precisam de cada função.

O F3 é o plano de linha de frente. Os planos Business são, segundo a Microsoft, para até 300 usuários; acima disso, usa-se o Enterprise.

Se você compra por Enterprise Agreement (EA) ou por Cloud Solution Provider (CSP) com o modelo NCE, as janelas são diferentes.

EA. A Microsoft indica que a modalidade de assinatura permite aumentar ou diminuir quantidades a cada ano. A revisão deve estar feita antes do aniversário: aumentar é fácil a qualquer momento; reduzir, só nessa janela.

CSP/NCE. A Microsoft dá reembolso integral nas primeiras 24 horas e proporcional até sete dias. Depois, não há reembolso. Uma mudança de prazo no meio do período não reabre essa janela e bloqueia reduções até a renovação. O prazo mensal compromete um mês; o anual, um ano. Escolher o prazo adequado por perfil também faz parte da revisão.

E não é possível remover licenças atribuídas: primeiro é preciso liberá-las.

Sim, com critério. Um plano mais barato pode deixar de fora funções de segurança ou conformidade necessárias, e isso cria um risco que custa mais do que a licença. Remover a licença de uma caixa de correio compartilhada com retenção por litígio pode quebrar um requisito legal. A revisão parte das funções que a empresa exige e só depois busca o plano mais ajustado.

Uma revisão anual envelhece rápido: admissões, desligamentos e mudanças de cargo acontecem o ano todo. Um modelo contínuo inclui:

• Licenças por grupo. Ao sair do grupo, a licença é liberada.
• Processo de desligamento que sempre libere a licença para reatribuí-la.
• Calendário por contrato. Aniversários do EA e renovações CSP em uma única visão.

O GovLic é o serviço da S4 para governar licenças do Microsoft 365, pensado para grandes corporações. Sua principal característica é a independência: a S4 não vende licenças da Microsoft nem ganha nada se você comprar mais. Busca apenas o benefício do cliente, algo que um revendedor ou parceiro CSP não pode oferecer, porque vende o que revisa.

Trabalha com acesso somente leitura ao licenciamento. A análise é otimizada com IA e propõe cada ajuste com a regra que o justifica. Nada muda sem a sua aprovação: você ou sua equipe de TI aplicam as mudanças. O trabalho avança por fases:

1. Licenças compradas e não atribuídas. São baixadas na renovação.
2. Licenças superdimensionadas ou subutilizadas. São ajustadas ao uso real.
3. Estudo aprofundado sob medida. Parte dos relatórios padrão da Microsoft e os complementa com as informações específicas da sua organização.
4. Serviço contínuo de reajuste, mensal ou semanal, em vez de esperar pela renovação anual.

As fases de economia (1 a 3) são cobradas por êxito, comparando o custo antes e depois. O serviço contínuo é contratado à parte e tem custo próprio. Mais em GovLic.

O resultado econômico não tem valor fixo. Depende de:

• o número de usuários e licenças, e a proporção de contas inativas ou não atribuídas;
• os planos atribuídos em comparação com os perfis reais;
• as funções de segurança e conformidade que devem ser mantidas;
• o tipo de contrato (EA ou CSP), suas datas e quem o gerencia;
• quantos dos ajustes propostos você decide aplicar.

Nas fases de economia do GovLic, a S4 cobra uma comissão por êxito sobre a economia obtida, com um método de cálculo acordado por escrito antes de começar. Se não houver economia, não há cobrança. O serviço contínuo é um contrato à parte. O GovLic é pensado para organizações com mais de 300 usuários, de preferência vários milhares, que já trabalham com planos Enterprise.